Datensicherung in der Arztpraxis – Was muss ich beachten?

Kaum eine Praxis läuft heute noch ohne EDV. IcH zeige Ihnen, was Sie bei der Datensicherung beachten sollten, damit Sie ohne Stress arbeiten können.

Sie haben sich vielleicht auch schon mal gefragt: Was passiert, wenn Ihre Computer abstürzen? Die Angst vor einer EDV-Panne kann einen Praxisinhaber manchmal zurückhalten, seine Prozesse zu vereinfachen und in die EDV zu verlagern. Ich zeige Ihnen wie Sie mit dem richtigen Datensicherungsprozess Ihre Angst verlieren und beruhigt mit dem PC arbeiten.

Natürlich gibt es enorme Unterschiede der Anforderungen für eine Datensicherung, je nach Größe der Praxis. Bei einem medizinischen Versorgungszentrum mit mehreren Ärzten besteht ein größerer Bedarf als bei einer kleinen Heilpraktikerpraxis im Keller des privaten Wohnhauses.

Da aber inzwischen auch die kleinste Praxis einen PC z.B. für die Erstellung von Rechnungen benutzt, sollten Sie die folgenden Fragen einmal für Ihre Praxis beantworten.

Was sichere ich?

Hierbei wird unterschieden in die Daten, die gesichert werden, und die Programme und Installationen, die Sie brauchen um diese Daten zu bearbeiten. Es nützt wenig, wenn Sie ein Textdokument haben, aber kein Programm, um diese Datei zu öffnen.

Sie brauchen also Beides:

• Sicherung der Daten (Briefe, Patientendaten, Bilder, …)
• Sicherung zur Wiederherstellung der Computer (Systemabbild)

Erstellen Sie sich doch hierzu eine Liste. Sie werden sich wundern, was hier bereits in einer kleinen Praxis zusammen kommt.

Wie oft sichere ich?

Bei dieser Frage geht es immer um eine Risikoabschätzung. Können Sie im Fall eines Datenverlustes die Daten manuell wiederherstellen. Wie groß ist der Aufwand? Bei einer kleinen Praxis mit 4 Patienten am Tag, ist es machbar, die verlorenen Daten eines Tages einfach neu einzugeben. Bei mehreren Ärzten in einer Praxis oder Bildern von bildgebenden Untersuchungen kann die erneute Eingabe vielleicht sogar unmöglich sein.

Unterscheidung nach der Häufigkeit der Sicherung

• wöchentliche Sicherung
• tägliche Sicherung
• permanente Sicherung im live Betrieb

Je nach Anforderung gibt es hier passende Sicherungsstrategien. Eine Möglichkeit ist eine monatliche Gesamtsicherung mit einer täglichen Sicherung der Veränderungen.

Wo sichere ich?

Bei dieser Entscheidung geht es um den physikalischen Ort, an dem die gesicherten Daten ablegt werden. Um dies entscheiden zu können, machen wir uns Gedanken über die Gefahren, die zum Datenverlust führen können.

Gründe für Datenverlust:

• Defekt der Festplatte im Computer
• Diebstahl des Computers oder Servers.
• Virus, der die Daten unbrauchbar macht.
• Feuer oder Wasserschaden in der Praxis
• Falsche Bedienung, Löschung der Daten.

Um für alle Gefahren abgesichert zu sein, empfiehlt es sich, mehrere Kopien der Datensicherung an verschiedenen Orten aufzubewahren.

Orte für die Aufbewahrung von Datensicherungen

• Kopie auf der Festplatte im Computer
• zweite Festplatte im Computer
• Speicher im Netzwerk
• externe USB Platte am PC
• USB Stick
• DVD brennen
• Cloud im Internet

Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihrer individuellen Datenmenge und der Risikobewertung ab. Dies lässt sich von einem Fachmann leicht beantworten.

Wie sichere ich?

Hier ist die tatsächliche Ausführung der Datensicherung gemeint. Es gibt die Möglichkeit der manuellen Datensicherung. Hier startet der Nutzer zu einer passenden Zeit den Sicherungslauf. Bequemer ist natürlich ein automatischer Sicherungslauf. Zu einer fest eingestellten Zeit, oder zu einem festen Ereignis (z.B. PC Start) werden die Daten automatisch gesichert. Weiterhin stellt sich die Frage nach der geeigneten Software für die Sicherung. Hier kann man auf Windows Bordmittel zurückgreifen, kostenlose Sicherungssoftware einsetzen oder man kann komplexe Programme nutzen, mit denen alle nur denkbaren Varianten umgesetzt werden können. Die teuerste Lösung muss nicht unbedingt die Beste für Sie sein. Die Lösung muss zu Ihren Anforderungen passen.

Wie überprüfe ich, ob die Datensicherung funktioniert?

Dieser Punkt wird auch häufig vernachlässigt. Eine Datensicherung ist nur wertvoll, wenn sich die Daten auch zurückspielen lassen. Manch ein Praxisinhaber hat erst im Notfall bemerkt, dass die letzte Sicherung bereits 6 Monte alt ist. Stellen Sie sich vor, was in Ihrer Praxis verloren geht, wenn alles, was Sie in den letzten 6 Monaten in die EDV eingegeben haben nicht mehr lesbar ist.

Bei der Prüfung der Datensicherung gibt es zwei Punkte zu beachten:

• Ist die Datensicherung überhaupt durchgeführt, wenn ja, auch fehlerhaft.
• Sind die gesicherten Daten auch lesbar und lassen sich wieder einspielen.

Für die Überwachung der fehlerfreien Sicherung gibt es bei automatischen Sicherungsprogrammen häufig Einstellungen zum Versand von automatischen emails. Sie können das System so einstellen, dass Sie täglich, wöchentlich oder auch nur bei Störungen eine mail bekommen. Aber Vorsicht, wenn sie nur bei Störungen informiert werden, sollten Sie trotzdem zeitweise genauer hinsehen. Vielleicht liegt ja eine Störung beim mailversand vor.

Die Lesbarkeit der Daten sollten Sie mindestens zu Beginn der Einrichtung und später auch von Zeit zu Zeit testen. Bei einem solchen Recovery-Test werden die Daten im System aus einer Datensicherung auch tatsächlich wieder eingespielt. Sozusagen eine Notfall-Übung. Manche Probleme erkennt man leider erst bei einer echten Durchführung. Theoretisch funktioniert vieles ganz einfach.

Datenschutz der gesicherten Daten.

Durch die Diskussion um die Datenschutzgrundverordnung ist das Thema Datenschutz inzwischen bei jedem angekommen. Auch Ihre Daten der Datensicherung müssen vor ungeschütztem Zugriff gesichert sein. Sie als Praxisinhaber haben sicherzustellen, dass die vertraulichen Daten (z.B. Patientendaten) nicht von Fremden gelesen werden können. Hier gibt es die Möglichkeit des Zugriffschutzes, indem die Daten an einem verschlossenen Ort gelagert werden.

Wer die Daten aber auf einem externen Datenträger, wie USB Stick oder USB Festplatte, mit nach Hause nimmt, sollte überlegen, was bei einem verlorenen USB Stick passiert. Eine Verschlüsselung der Daten der Datensicherung sorgt hier für Sicherheit.

Vorsicht bei Systemwechsel.

Einige Daten müssen Sie auch langfristig aufbewahren und verfügbar machen. Das heißt, dass auch die Technik zum Lesen dieser Daten vorgehalten werden muss. Was ist, wenn Sie z.B. Ihre Praxissoftware umstellen? Die Daten, die Sie in der alten Software erfasst haben, müssen für 10 Jahre verfügbar bleiben. Dies können Sie auf verschiedene Arten lösen:

• Ausdruck der kompletten Daten und Archivierung als Papier
• Sicherstellung, das es noch ein System gib,t mit dem die alten Daten gelesen werden können.
• Umwandlung der Daten in ein weiterhin lesbares Format (z.B. Excel)
• Import der Daten in das neue System.

 

Für die richtige Datensicherung in der Arztpraxis gibt es keine Patentlösung. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse der Praxis zu berücksichtigen. Wenn Sie sich selbst nicht mit den Fachbegriffen auskennen, sollten Sie Unterstützung holen. Ihr EDV Partner kann Sie zu dem Thema beraten und Ihnen eine Lösung anbieten. Datensicherung ist immer auch ein Teil der Praxisorganisation oder des Praxismanagements, Gerne helfe Ich Ihnen, Ihr Datensicherungskonzept zu überprüfen, oder auch ein neues Datensicherungskonzept zu erarbeiten.

 

Stefan Lepper